Analisis Sistem Informasi Akuntansi
Analisis Arus Dokumen /
Document Flowchart Laundry
Analisa terhadap sistem yang sedang
berjalan adalah suatu kegiatan untuk mempelajari interaksi sistem yang terdiri
atas pelaku proses dalam sistem, prosedur, dan data serta informasi yang
terkait. Dari pengamatan yang kami lakukan terhadap Avia Laundry dapat dilihat
sistem dokumen pada perusahaan ini masih manual. Hal ini mengakibatkan proses
dalam pengolahan data dan pembuatan laporan yang dibutuhkan menjadi lambat
sehingga menimbulkan proses dan waktu yang tidak efisien seperti kesalahan dalam
pemasukan data yang menyebabkan informasi yang dihasilkan tidak akurat,
pencarian data yang memerlukan banyak waktu dan tenaga sehingga kinerja dari
sistem yang ada menjadi lambat, serta perhitungan keuntungan atau kerugian
tidak diketahui secara pasti. Kami melakukan analisis kelemahan sistem dan
menemukan beberapa kelemahan dari sistem informasi akuntansi Avia Laundry,
yaitu : -
Pemrosesan data yang manual dan
karyawan ditutut kecepatan dalam pemrosesan data sering kali mengakibatkan
ketidak akuratan data yang telah tersimpan. Pada saat pegawai membutuhkan
data, pegawai harus mencari data
–
data yang tersimpan di arsip.
Terlalu bayaknya data yang ditangkap dan tersimpan di banyak tempat membuat
ketidak-relevansian informasi. -
Pemborosan biaya dalam penggunaan
kertas dan alat tulis, jika dihitung dalam jangka waktu yang lama akan
menimbulkan biaya operasional yang besar. karena data yang salah tidak dapat
diedit, meskipun dapat dipaksakan diedit tapi hal itu akan mengurangi kerapian
dan laporan akan terkesan kurang valid. -
Kontrol terhadap jumlah aktiva dan
pasiva tidak terkendali, karena tidak diketahui secara pasti jumlah seluruh
aktiva dan pasiva. Tidak adanya proteksi terhadap data yang ada sehinga
kehilangan data sering terjadi. -
Pembuatan laporan dengan data yang
sama dicatat berulang-ulang, masih mengunakan alat hitung kalkulator sehingga
menimbukan pemborosan waktu. Sumber daya manusia yang dibutuhkan lebih banyak.
-
Pelayanan oleh pegawai kepada
konsumen akan membutuhkan bayak waktu karena harus menunggu pemrosesan data.
5 Untuk lebih memahami sistem
penjualan jasa laundry kepada konsumen yang sedang berjalan dan untuk
mempelajari sistem yang ada, diperlukan suatu penggambaran aliran-aliran
informasi dokumen dari bagian-bagian yang terkait baik dari dalam maupun dari
luar sistem Avia Laundry. Diagram alir dokumen (
document flowchart
) atau disebut dengan bagan alir
formulir (
form flowchart
) atau
paperwork flowchart
merupakan bagan alir yang
menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.
Diagram arus dokumen ini berfungsi untuk mengetahui hubungan antara entitas
melalui aliran dokumen yang ada terhadap seluruh dokumen yang berasal dari
sumber sampai dokumen tersebut diterima oleh penerima dokumen. Berdasarkan
hasil wawancara dan observasi pada Avia Laundry, ada beberapa jenis transaksi
yang terjadi, yaitu :
1.
Transaksi
Laundry
Kiloan Transaksi
laundry
kiloan adalah transaksi
laundry
dengan sistem pembayaran
berdasarkan berat pakaian yang akan di-
laundry
. Dalam
laundry
kiloan jumlah pakaian
tidak mempengaruhi harga jasa
laundry
. Pada laundry kiloan, minimal berat
pakaian yang akan di-laundry adalah 5 (lima) kilogram. Penghitungan
timbangan tidak dibulatkan, tetapi dihitung berdasarkan berat hingga dua angka
dibelakang koma. Konsumen datang menyerahkan pakaian yang akan di-
laundry
, lalu kasir akan menimbang berat
pakaian tersebut, mencatat jumlah pakaian yang akan di-
laundry
, serta kasir akan membuat nota.
Nota tersebut berisi nama dan alamat pelanggan, berapa jumlah kilogram
dan berapa jumlah unit pakaian yang akan di-laundry, dan berapa total
pembayarannya, serta keterangan lain (jika diperlukan) yang nantinya akan digunakan
konsumen untuk mengambil hasil
laundry
. Setelah proses
laundry
selesai maka konsumen akan
datang untuk mengambil hasil
laundry
. Konsumen yang telah melunasi
pembayaran di muka akan menyerahkan nota, sedangkan konsumen yang baru melunasi
sebagian akan menyerahkan tanda terima barang dan melunasi sisanya. Setelah
itu, kasir akan menyerahkan barang kepada konsumen.
6 2.
Transaksi
Laundry
Satuan Transaksi
laundry
ini hampir sama dengan sistem
laundry
kiloan. Perbedaannya terletak
pada jumlah pakaian yang dapat di laundry, yaitu tidak adanya batas minimum
bagi laundry satuan dan besarnya biaya ditentukan dengan banyaknya
pakaian yang akan di-
laundry
. 3.
Transaksi
Dry Clean
Sistem
dry clean
dalam Avia
Laundry
tidak dilakukan sendiri,
melainkan menggunakan jasa
dry cleaning
supplier. Konsumen datang dan
menyerahkan pakaian yang akan di-
dry clean
, lalu kasir akan mencatat jenis dan
jumlah pakaian serta menanyakan perihal pembayaran. Jika pembayaran dilakukan
secara lunas, kasir akan membuatkan nota yang berisi nama dan alamat pelanggan,
berapa jumlah yang di-
dry clean,
berapa total pembayarannya,
serta keterangan lain (jika diperlukan). Sedangkan jika pembayaran yang tidak
lunas kasir akan membuatkan tanda terima yang nantinya akan digunakan untuk
pengambilan pakaian oleh konsumen.
Flowchart
Penjualan Jasa
Laundry & Dry Clean SEPERTI GAMBAR DI ATAS:
